ІМПОРТ / ЕКСПОРТ

LocalSafeBox пропонує набір інструментів для імпорту / експорту вмісту сейфа у форматі XLSX. Ці інструменти доступні в загальному меню.

LocalSafeBox - Управління імпортом / експортом у форматі XLSX

Створення шаблону імпорту

Ця функція створює файл з назвою “import.xlsx” у вашому робочому каталозі. Цей файл зашифрований і захищений паролем (ідентичним до майстер-пароля додатка, який ви визначили).Для подальшого використання цей файл обов’язково повинен зберігати той самий пароль.

Цей файл порожній, але він структурований у 7 вкладок, по одній для кожного доступного типу запису (З’єднання, Захищена нотатка, Банківська картка, Банківський рахунок, Захищений контакт, Document, Сервер) з 8-ю для керування Категоріями. Для кожної з вкладок заголовки стовпців відповідають різним полям для заповнення (наприклад: для типу Захищена нотатка ми маємо стовпці Назва, Категорія, Обране та Коментар). Не змінюйте структуру файлу: додавання, видалення або перестановка вкладок чи стовпців заборонені.

Цей шаблон імпорту призначений для копіювання на ваш настільний комп’ютер. Мета полягає в тому, щоб надати вам зручний інструмент для масового введення записів з вашого робочого ПК.

Правила, яких слід дотримуватися при використанні моделі імпорту

Через обмеження, накладені файловою системою Android, необхідно суворо дотримуватися певних правил:

- Ви не повинні змінювати файл “import.xlsx” безпосередньо на смартфоні, а скопіювати його на свій настільний комп’ютер.

- Для цього настільний комп’ютер повинен бути підключений кабелем до смартфона, який не повинен перебувати в режимі очікування або бути заблокованим. Ви повинні використовувати файловий менеджер робочої станції.

- Після заповнення файлу імпорту на вашому стаціонарному ПК, ви зберігаєте його під іншою назвою (наприклад, “import_2.xlsx”), перш ніж скопіювати його (у ваш робочий каталог) на смартфон, який все ще не повинен перебувати в режимі очікування або бути заблокованим.

Імпорт записів

LocalSafeBox - Управління файлом XLSX для імпорту

Функція імпорту дозволяє імпортувати будь-який файл XLSX з вашого робочого каталогу за умови, що він відповідає структурі шаблону імпорту, визначеній вище, і що він захищений паролем. Якщо пароль файлу відрізняється від майстер-пароля додатка, ви повинні вказати його за запитом.

Ця функція імпорту призначена для використання: – або з моделі імпорту з файлом “import.xlsx” з доданими даними, – або з експорту з файлом типу “export_YYYYMMDD_HHMM.xlsx” з доданими даними (YYYYMMDD_HHMM означає Рік, Місяць, День, Година, Хвилина).

Загальний принцип:

Будь-який запис, присутній у вибраному файлі XLSX, створюється в додатку, якщо він не існує. Якщо він уже присутній, цей запис змінюється. Контроль існування стосується комбінації типу запису та його назви (яка, нагадаємо, має бути унікальною).

Document із вмістом (зображення або PDF):

Можна комбінувати імпорт даних XLSX та імпорт зображень або файлів PDF, на які є посилання в імпортованому файлі (у вкладці Document).

У цьому випадку ви повинні скопіювати ці файли в спеціальний підкаталог вашого робочого каталогу. Цей підкаталог повинен мати таку назву:

- якщо назва вашого файлу XLSX закінчується рядком символів типу “YYYYMMDD_HHMM” (що означає Рік, Місяць, День, Година, Хвилина), тоді ваш підкаталог повинен називатися “document_YYYYMMDD_HHMM”

- в іншому випадку ваш підкаталог повинен називатися просто “document”

Приклад 1: якщо вкладка Document файлу “import_x_20260417_0908.xlsx” містить рядок із “doc_1” у стовпці Назва файлу та “pdf” у стовпці Розширення файлу, тоді файл “doc_1.pdf” має бути присутнім у підкаталозі з назвою “document_20260417_0908”. Приклад 2: якщо вкладка Document файлу “import_2.xlsx” містить рядок із “image_1” у стовпці Назва файлу та “jpg” у стовпці Розширення файлу, тоді файл “image_1.jpg” має бути присутнім у підкаталозі з простою назвою “document”.

Ці файли типу зображення JPG, JPEG, PNG або WEBP або типу PDF створюються або оновлюються в додатку лише тоді, коли відповідна опція позначена в налаштуваннях імпорту.

Видалення файлів імпорту або експорту

Незважаючи на те, що файли XLSX у робочому каталозі захищені паролем і, отже, зашифровані, рекомендується видаляти їх після використання, оскільки вони не забезпечують такого високого рівня безпеки, як база даних LocalSafeBox. Більше того, оскільки будь-які файли зображень або PDF, скопійовані в підкаталог під назвою “document” або “document_YYYYMMDD_HHMM”, не мають жодного захисту, їх необхідно видалити.

LocalSafeBox допомагає вам видалити ці файли наступним розумним способом, натхненним принципом, описаним вище.

Приклад 1: якщо ви вирішите видалити “export_20260328_1003.xlsx”, то можливий підкаталог під назвою “document_20260417_0908” також буде видалено автоматично. Приклад 2: якщо ви вирішите видалити “import_2.xlsx”, то можливий підкаталог під назвою “document” також буде видалено автоматично.

LocalSafeBox - Управління файлом XLSX для видалення

Експорт записів

Ця функція створює файл з назвою “export_YYYYMMDD_HHMM.xlsx” у вашому робочому каталозі. Цей файл має точно такі ж характеристики, як і шаблон імпорту. Будь-які файли зображень або PDF, що містяться у ваших Documents, копіюються в підкаталог “document_YYYYMMDD_HHMM” вашого робочого каталогу за умови, що опція залишилася позначеною. Ми нагадуємо про заходи безпеки, описані вище, які слід вживати з цими незахищеними файлами.

Експорт записів є особливо корисним, зокрема коли ви хочете здійснити масове додавання записів або якщо ви хочете маніпулювати своєю інформацією за допомогою інструменту типу електронних таблиць у середовищі вашого робочого ПК.

Приклад випадку використання експорту записів

- Ви активуєте функцію експорту записів разом із вмістом можливих документів (зображення / PDF).

- Ви копіюєте файл “export_20260417_1023.xlsx”, а також підкаталог “document_20260417_1023” на свій настільний комп’ютер. Ці копії повинні бути зроблені відповідно до умов, викладених для моделі імпорту.

- Ви видаляєте цей файл і цей підкаталог зі свого смартфона.

- На версії, що знаходиться на вашій робочій станції, ви перейменовуєте лише файл “export_20260417_1023.xlsx” на “export_2_20260417_1023.xlsx”. Ви не перейменовуєте каталог “document_20260417_1023”.

- Ви створюєте або змінюєте інформацію масово. Якщо ви додаєте або змінюєте Document із вмістом, не забудьте додати або змінити відповідний файл у каталозі “document_20260417_1023” вашого настільного комп’ютера.

- Ви копіюєте файл “export_2_20260417_1023.xlsx”, а також підкаталог “document_20260417_1023” на свій смартфон у робочий каталог.

- Якщо ви виникли проблеми під час копіювання (незважаючи на перейменування файлу XLSX), від’єднайте та знову під’єднайте кабель, що з’єднує смартфон з комп’ютером, і повторіть операцію.

- Ви здійснюєте імпорт цих даних через додаток.

- Через додаток ви видаляєте цей останній експорт, а вручну на робочій станції видаляєте файл “export_2_20260417_1023.xlsx” та каталог “document_20260417_1023”.

ВАЖЛИВО ЗНАТИ: будь-який процес імпорту / експорту може лише змінювати або додавати інформацію до бази даних LocalSafeBox, оскільки жодне видалення навмисно не було зроблено можливим. З міркувань безпеки будь-яке видалення запису або вмісту документа може бути здійснене лише додатком і безпосередньо вами.