IMPORT / EXPORT

LocalSafeBox ofron një grup veglish për import / eksport të përmbajtjes së kasafortës në formatin XLSX. Këto vegla janë të aksesueshme nga menuja e përgjithshme.

LocalSafeBox - Menaxhimi i importit / eksportit në formatin XLSX

Krijimi i një modeli ‘import’

Ky funksion krijon një skedar të quajtur “import.xlsx” në direktorinë tuaj të punës. Ky skedar është i koduar dhe i mbrojtur me një fjalëkalim (identik me fjalëkalimin kryesor të aplikacionit që keni përcaktuar).Për të qenë më pas i përdorshëm, ky skedar duhet domosdoshmërisht të ruajë këtë fjalëkalim të njëjtë.

Ky skedar është bosh por i strukturuar në 7 skeda, një për çdo lloj regjistrimi të disponueshëm (Lidhja, Shënim i siguruar, Kartë bankare, Llogari bankare, Kontakt i siguruar, Document, Server) me një të 8-të për menaxhimin e Kategorive. Për secilën nga skedat, krerët e kolonave përmbajnë fushat e ndryshme që duhen plotësuar (shembull: për llojin Shënim i sigurt, kemi kolonat Titulli, Kategoria, I preferuar dhe Komenti). Mos modifikoni strukturën e skedarit: shtimi, fshirja ose ndërrimi i skedave ose kolonave janë të ndaluara.

Ky model ‘import’ është menduar për t’u kopjuar në kompjuterin tuaj të zyrës. Qëllimi është t’ju ofrojë një mbështetje praktike për të bërë një regjistrim masiv të dhënash nga stacioni juaj i punës.

Rregullat që duhen respektuar për përdorimin e modelit të importit

Për shkak të kufizimeve të vendosura nga sistemi i skedarëve të Android, disa rregulla duhet të respektohen patjetër:

- Ju nuk duhet të modifikoni direkt skedarin “import.xlsx” në smartphone por ta kopjoni atë në kompjuterin tuaj të zyrës.

- Për këtë, kompjuteri i zyrës duhet të jetë i lidhur me kabllo me smartphone-in, i cili nuk duhet të jetë në pritje ose i kyçur. Duhet të përdorni menaxhuesin e skedarëve të stacionit të punës.

- Pas pasurimit të skedarit ‘import.xlsx’ në stacionin tuaj fiks, ju e ruani atë me një emër tjetër (për shembull “import_2.xlsx”) përpara se ta rikopjoni (në direktorinë tuaj të punës) në smartphone, i cili nuk duhet të jetë ende në gjendje pritjeje ose i kyçur.

‘Import’ regjistrimesh

LocalSafeBox - Menaxhimi i skedarit XLSX për importim

Funksioni ‘import’ lejon importimin e çdo skedari XLSX nga direktoria juaj e punës me kushtin që të respektojë strukturën e modelit të ‘import’ të përcaktuar më sipër dhe që të jetë i mbrojtur me një fjalëkalim. Nëse fjalëkalimi i skedarit është i ndryshëm nga fjalëkalimi mjeshtër i aplikacionit, do t’ju duhet ta jepni atë kur të kërkohet.

Ky funksion ‘import’ ka si qëllim të përdoret: – ose nga një model importi me një skedar “import.xlsx” të pasuruar, – ose nga një eksport me një skedar të tipit “export_YYYYMMDD_HHMM.xlsx” të pasuruar (YYYYMMDD_HHMM që do të thotë Viti, Muaji, Dita, Ora, Minuta).

Parimi i përgjithshëm:

Çdo regjistrim i pranishëm në skedarin XLSX të zgjedhur i nënshtrohet një krijimi në aplikacion nëse nuk ekziston. Nëse është tashmë i pranishëm, ky regjistrim i nënshtrohet një modifikimi. Kontrolli i ekzistencës bazohet në kombinimin e llojit të regjistrimit dhe të titullit të tij (i cili si kujtesë, duhet të jetë unik).

Document me përmbajtje (imazh ose PDF):

Është e mundur të kombinohet importi i të dhënave XLSX dhe importi i imazheve ose skedarëve PDF të referuar në skedarin që do të importohet (në skedën Document).

Në këtë rast, ju duhet t’i kopjoni këta skedarë në një nën-direktori specifike të direktorisë suaj të punës. Kjo nën-direktori duhet të emërtohet si më poshtë:

- nëse emri i skedarit tuaj XLSX përfundon me një varg karakteresh të tipit “YYYYMMDD_HHMM” (që do të thotë Viti, Muaji, Dita, Ora, Minuta) atëherë nëndirektoria juaj duhet të quhet “document_YYYYMMDD_HHMM”

- në rast të kundërt, nën-direktoria juaj duhet të emërtohet thjesht “document”

Shembull 1: nëse skeda Document e skedarit “import_x_20260417_0908.xlsx” përmban një rresht me “doc_1” në kolonën Emri i skedarit dhe “pdf” në kolonën Zgjatimi i skedarit, atëherë skedari “doc_1.pdf” duhet të jetë i pranishëm në një nëndirektori të emërtuar “document_20260417_0908”. Shembull 2: nëse skeda Document e skedarit “import_2.xlsx” përmban një rresht me “image_1” në kolonën Emri i skedarit dhe “jpg” në kolonën Zgjatimi i skedarit, atëherë skedari “image_1.jpg” duhet të jetë i pranishëm në një nëndirektori të emërtuar thjesht “document”.

Këta skedarë të llojit imazh JPG, JPEG, PNG ose WEBP ose të llojit PDF krijohen ose përditësohen në aplikacion vetëm nëse opsioni përkatës është shënuar në parametrat e ‘import’.

Fshirja e skedarëve të importit ose eksportit

Pavarësisht faktit se skedarët XLSX të pranishëm në direktorinë e punës janë të mbrojtur me fjalëkalim dhe për rrjedhojë të enkriptuar, këshillohet fshirja e tyre pas përdorimit pasi ata nuk paraqesin një nivel sigurie aq të lartë sa ai i bazës së të dhënave të LocalSafeBox. Për më tepër, skedarët e mundshëm imazh ose PDF të kopjuar në nëndirektorinë e quajtur “document” ose “document_YYYYMMDD_HHMM” që nuk gëzojnë asnjë mbrojtje, është e domosdoshme të fshihen.

LocalSafeBox ju ndihmon të fshini këta skedarë në mënyrën inteligjente vijuese duke u frymëzuar nga parimi i përshkruar më sipër.

Shembull 1: nëse vendosni të fshini “export_20260328_1003.xlsx” atëherë nëndirektoria e mundshme e quajtur “document_20260417_0908” fshihet gjithashtu automatikisht. Shembull 2: nëse vendosni të fshini “import_2.xlsx” atëherë nëndirektoria e mundshme e quajtur “document” fshihet gjithashtu automatikisht.

LocalSafeBox - Menaxhimi i skedarit XLSX për fshirje

‘Export’ i regjistrimeve

Ky funksion krijon një skedar të quajtur “export_YYYYMMDD_HHMM.xlsx” në direktorinë tuaj të punës. Ky skedar paraqet saktësisht të njëjtat karakteristika si modeli ‘import’. Skedarët e mundshëm të tipit imazh ose PDF që gjenden në Dokumentet tuaja kopjohen në nëndirektorinë “document_YYYYMMDD_HHMM” të direktorisë suaj të punës, me kushtin që opsioni të mbetet i zgjedhur. Ju kujtojmë masat paraprake që duhen marrë, të përshkruara më sipër, me këta skedarë të paprojtur.

‘Export’i i regjistrimeve është veçanërisht i dobishëm sidomos kur dëshironi të bëni shtime masive regjistrimesh ose nëse dëshironi të manipuloni informacionet tuaja me një mjet të llojit tabelë (spreadsheet) në mjedisin e stacionit tuaj të punës.

Shembull i rastit të përdorimit të një ‘export’i regjistrimesh

- Ju aktivizoni funksionin e eksportit të regjistrimeve me përmbajtjen e dokumenteve të mundshme (imazhe / PDF).

- Ju kopjoni skedarin “export_20260417_1023.xlsx” si dhe nëndirektorinë “document_20260417_1023” në kompjuterin tuaj të zyrës. Këto kopjime duhet të bëhen në kushtet e paraqitura për modelin e importit.

- Ju e fshini këtë skedar dhe këtë nëndirektori nga smartphone-i juaj.

- Në versionin e pranishëm në stacionin tuaj të punës, ju riemërtoni vetëm skedarin “export_20260417_1023.xlsx” në “export_2_20260417_1023.xlsx”. Ju nuk e riemërtoni direktorinë “document_20260417_1023”.

- Ju krijoni ose modifikoni informacione në masë. Nëse shtoni ose modifikoni një Document me një përmbajtje, mos harroni të shtoni ose modifikoni skedarin përkatës në direktorinë “document_20260417_1023” të kompjuterit tuaj të zyrës.

- Ju kopjoni skedarin “export_2_20260417_1023.xlsx” si dhe nëndirektorinë “document_20260417_1023” në smartphone-in tuaj, në direktorinë tuaj të punës.

- Nëse hasni një problem gjatë rikopjimit (pavarësisht riemërtimit të skedarit XLSX), hiqni dhe ri-lidhni kabllon që lidh smartphone-in me kompjuterin dhe rinisni operacionin.

- Ju procedoni me një import të këtyre të dhënave, nga aplikacioni.

- Përmes aplikacionit, ju fshini këtë eksport të fundit dhe, manualisht në stacionin tuaj të punës, fshini skedarin “export_2_20260417_1023.xlsx” si dhe direktorinë “document_20260417_1023”.

E RËNDËSISHME PËR T’U DITUR: çdo proces ‘import’ / ‘export’ mundet vetëm të modifikojë ose të shtojë informacione në bazën e të dhënave të LocalSafeBox sepse asnjë fshirje nuk është bërë e mundur qëllimisht. Për arsye sigurie, çdo fshirje e regjistrimit ose e përmbajtjes së dokumentit mund të bëhet vetëm përmes aplikacionit dhe nga ju vetë drejtpërdrejt.