IMPORTAÇÃO / EXPORTAÇÃO

LocalSafeBox oferece um conjunto de ferramentas de importação / exportação do conteúdo do cofre-fort no formato XLSX. Estas ferramentas estão acessíveis a partir do menu geral.

Criação d’um modelo de importação

Esta função cria um ficheiro denominado “import.xlsx” no seu diretório de trabalho. Este ficheiro é encriptado e protegido por uma palavra-passe (idêntica à palavra-passe mestre da aplicação que definiu).Para ser posteriormente explorável, este ficheiro deve imperativamente conservar esta mesma palavra-passe.

Este ficheiro está vazio, mas está estruturado em 7 separadores, um para cada tipo de registo disponível (Ligação, Nota segura, Cartão bancário, Conta bancária, Contacto seguro, Document, Servidor) com um 8º para a gestão das Categorias. Para cada um dos separadores, os cabeçalhos de colunas retomam os diferentes campos a preencher (exemplo: para o tipo Nota segura, temos as colunas Título, Categoria, Favorito e Comentário). Não modifique a estrutura do ficheiro: a adição, a supressão ou a inversão de separadores ou de colunas são proibidas.

Este modelo de importação destina-se a ser copiado para o seu computador de secretária. O objetivo é fornecer-lhe um suporte prático para fazer uma introdução em massa de registos a partir do seu posto de trabalho.

Regras a respeitar para a utilização do modelo de importação

Devido às restrições impostas pelo sistema de ficheiros do Android, algumas regras devem ser imperativamente respeitadas:

- Não deve modificar diretamente o ficheiro “import.xlsx” no smartphone mas sim copiá-lo para o seu computador de secretária.

- Para isso, o computador de secretária deve estar ligado por cabo ao smartphone, o qual não deve estar em suspensão ou bloqueado. Deve utilizar o gestor de ficheiros do posto de trabalho.

- Após o enriquecimento do ficheiro de importação no seu posto fixo, guarde-o com outro nome (por exemplo, “import_2.xlsx”) antes de o copiar (para o seu diretório de trabalho) para o smartphone, que ainda não deve estar em suspensão ou bloqueado.

Importação de registos

LocalSafeBox - Gestão do ficheiro XLSX a importar

A função de importação permite importar qualquer ficheiro XLSX do seu diretório de trabalho na condição de que este respeite a estrutura do modelo de importação definida anteriormente e que esteja protegido por uma palavra-passe. Se a palavra-passe do ficheiro for diferente da palavra-passe mestre da aplicação, deverá introduzi-la quando for solicitada.

Esta função de importação tem como vocação ser utilizada: – seja a partir de um modelo de importação com um ficheiro “import.xlsx” enriquecido, – seja a partir de uma exportação com um ficheiro do tipo “export_YYYYMMDD_HHMM.xlsx” enriquecido (YYYYMMDD_HHMM significando Ano, Mês, Dia, Hora, Minuto).

Princípio geral:

Todo o registo presente no ficheiro XLSX escolhido é objeto de uma criação na aplicação se não existir. Se já estiver presente, esse registo é objeto de uma modificação. O controlo de existência incide sobre a combinação do tipo de registo e do seu título (que para recordar, deve ser único).

Document com conteúdo (imagem ou PDF):

É possível combinar a importação de dados XLSX e a importação de imagens ou de ficheiros PDF referenciados no ficheiro a importar (no separador Document).

Nesse caso, deve copiar estes ficheiros para um subdiretório específico do seu diretório de trabalho. Este subdiretório deve ser denominado da seguinte forma:

- se o nome do seu ficheiro XLSX termina com uma cadeia de caracteres do tipo “YYYYMMDD_HHMM” (significando Ano, Mês, Dia, Hora, Minuto) então o seu subdiretório deve ser denominado “document_YYYYMMDD_HHMM”

- caso contrário, o seu subdiretório deve ser simplesmente denominado “document”

Exemplo 1: se o separador Document do ficheiro “import_x_20260417_0908.xlsx” contiver uma linha com “doc_1” na coluna Nome do ficheiro e “pdf” na coluna Extensão do ficheiro, então o ficheiro “doc_1.pdf” deve estar presente num subdiretório denominado “document_20260417_0908”. Exemplo 2: se o separador Document do ficheiro “import_2.xlsx” contiver une linha com “image_1” na coluna Nome do ficheiro e “jpg” na coluna Extensão do ficheiro, então o ficheiro “image_1.jpg” deve estar presente num subdiretório simplesmente denominado “document”.

Estes ficheiros do tipo imagem JPG, JPEG, PNG ou WEBP ou do tipo PDF apenas são criados ou atualizados na aplicação se a opção correspondente estiver assinalada na configuração da importação.

Supressão dos ficheiros de importação ou de exportação

Apesar de os ficheiros XLSX presentes no diretório de trabalho estarem protegidos por uma palavra-passe e, portanto, encriptados, é aconselhável eliminá-los após a utilização, pois não apresentam um nível de segurança tão elevado como o da base de dados do LocalSafeBox. Além disso, os eventuais ficheiros de imagem ou PDF copiados no subdiretório denominado “document” ou “document_YYYYMMDD_HHMM” não beneficiando de qualquer proteção, é imperativo eliminá-los.

LocalSafeBox ajuda-o a eliminar estes ficheiros da seguinte forma inteligente, inspirando-se no princípio descrito acima.

Exemplo 1: se decidir eliminar “export_20260328_1003.xlsx” então o eventual subdiretório denominado “document_20260417_0908” é igualmente eliminado automaticamente. Exemplo 2: se decidir eliminar “import_2.xlsx” então o eventual subdiretório denominado “document” é igualmente eliminado automaticamente.

LocalSafeBox - Gestão do ficheiro XLSX a eliminar

Exportação de registos

Esta função cria um ficheiro denominado “export_YYYYMMDD_HHMM.xlsx” no seu diretório de trabalho. Este ficheiro apresenta exatamente as mesmas características que o modelo de importação. Os eventuais ficheiros do tipo imagem ou PDF contidos nos seus Documents são copiados para o subdiretório “document_YYYYMMDD_HHMM” do seu diretório de trabalho, na condição de que a opção tenha permanecido assinalada. Relembramos as precauções a tomar, descritas acima, com estes ficheiros não protegidos.

A exportação de registos é particularmente útil nomeadamente quando deseja fazer adições em massa de registos ou ainda se deseja manipular as suas informações com uma ferramenta de tipo folha de cálculo no ambiente do seu posto de trabalho.

Exemplo de caso de utilização de uma exportação de registos

- Aciona a função de exportação dos registos com o conteúdo dos eventuais documentos (imagens / PDF).

- Copia o ficheiro “export_20260417_1023.xlsx” bem como o subdiretório “document_20260417_1023” para o seu computador de secretária. Estas cópias devem ser feitas nas condições expostas para o modelo de importação.

- Elimina este ficheiro e este subdiretório do seu smartphone.

- Na versão presente no seu posto de trabalho, renomeia apenas o ficheiro “export_20260417_1023.xlsx” para “export_2_20260417_1023.xlsx”. Não renomeia o diretório “document_20260417_1023”.

- Cria ou modifica informações em massa. Se adicionar ou modificar um Document com um conteúdo, não se esqueça de adicionar ou modificar o ficheiro correspondente no diretório “document_20260417_1023” do seu computador de secretária.

- Copia o ficheiro “export_2_20260417_1023.xlsx” bem como o subdiretório “document_20260417_1023” para o seu smartphone, no seu diretório de trabalho.

- Se encontrar um problema aquando da cópia (apesar de renomear o ficheiro XLSX), desligue e volte a ligar o cabo que une o smartphone ao computador e recomece a operação.

- Procede a uma importação destes dados, a partir da aplicação.

- Através da aplicação, elimina esta última exportação e, manualmente no seu posto de trabalho, elimina o ficheiro “export_2_20260417_1023.xlsx” bem como o diretório “document_20260417_1023”.

IMPORTANTE SABER: qualquer processo de importação / exportação apenas pode modificar ou adicionar informações à base de dados de LocalSafeBox, uma vez que nenhuma eliminação foi permitida deliberadamente. Por razões de segurança, qualquer eliminação de registo ou de conteúdo de documento só pode ser feita pela aplicação e por si diretamente.