ייבוא / ייצוא

LocalSafeBox מציעה סט כלים לייבוא / ייצוא של תוכן הכספת בפורמט XLSX. כלים אלו נגישים מהתפריט הכללי.

יצירת תבנית ייבוא

פונקציה זו יוצרת קובץ בשם "import.xlsx" בספריית העבודה שלכם. קובץ זה מוצפן ומוגן בסיסמה (זהה לסיסמת המאסטר של האפליקציה שהגדרתם).כדי שיהיה ניתן להשתמש בו לאחר מכן, קובץ זה חייב לשמור על אותה סיסמה בדיוק.

קובץ זה ריק אך הוא בנוי מ-7 לשוניות, אחת לכל סוג רשומה זמין (חיבור, פתק מאובטח, כרטיס בנקאי, חשבון בנק, איש קשר מאובטח, Document, שרת) עם לשונית שמינית לניהול קטגוריות. עבור כל אחת מהלשוניות, כותרות העמודות מציינות את השדות השונים למילוי (לדוגמה: עבור סוג פתק מאובטח, יש לנו את העמודות כותרת, קטגוריה, מועדף והערה). אל תשנה את מבנה הקובץ: הוספה, מחיקה או החלפה של לשוניות או עמודות אסורות.

תבנית ייבוא זו מיועדת להעתקה למחשב השולחני שלכם. המטרה היא לספק לכם כלי נוח להזנה מאסיבית של רשומות מתחנת העבודה שלכם.

כללים שיש להקפיד עליהם בשימוש בתבנית הייבוא

בשל המגבלות המוטלות על ידי מערכת הקבצים של Android, יש להקפיד על מספר כללים:

- אין לשנות ישירות את הקובץ "import.xlsx" בסמארטפון אלא להעתיקו למחשב השולחני שלך.

- לשם כך, המחשב השולחני חייב להיות מחובר בכבל לסמארטפון, שאסור שיהיה במצב שינה או נעול. עליך להשתמש במנהל הקבצים של תחנת העבודה.

- לאחר עדכון קובץ הייבוא בתחנה הקבועה שלכם, שמרו אותו בשם אחר (למשל "import_2.xlsx") לפני שתעתיקו אותו (לספריית העבודה שלכם) לטלפון החכם, שחייב להישאר במצב פעיל ולא נעול.

ייבוא רשומות

פונקציית הייבוא מאפשרת לייבא כל קובץ XLSX מספריית העבודה שלכם בתנאי שהוא עומד במבנה של תבנית הייבוא שהוגדרה לעיל ושהוא מוגן בסיסמה. אם סיסמת הקובץ שונה מסיסמת המאסטר של האפליקציה, תצטרך להזין אותה כאשר תתבקש.

פונקציית ייבוא זו מיועדת לשימוש: – או מתוך תבנית ייבוא עם קובץ "import.xlsx" מועשר, – או מתוך ייצוא עם קובץ מסוג "export_YYYYMMDD_HHMM.xlsx" מועשר (YYYYMMDD_HHMM פירושו שנה, חודש, יום, שעה, דקה).

עיקרון כללי:

כל רשומה הקיימת בקובץ ה-XLSX שנבחר תיווצר באפליקציה אם היא אינה קיימת. אם היא כבר קיימת, הרשומה תעבור שינוי. בדיקת הקיום מתבצעת על שילוב של סוג הרשומה והכותרת שלה (שכזכור, חייבת להיות ייחודית).

Document עם תוכן (תמונה או PDF):

ניתן לשלב ייבוא נתוני XLSX וייבוא תמונות או קבצי PDF המקושרים בקובץ לייבוא (בלשונית Document).

במקרה זה, עליכם להעתיק את הקבצים הללו לספריית משנה ספציפית בתוך ספריית העבודה שלכם. ספריית משנה זו חייבת להיקרא באופן הבא:

- אם שם קובץ ה-XLSX שלך מסתיים במחרוזת תווים מסוג "YYYYMMDD_HHMM" (כלומר שנה, חודש, יום, שעה, דקה) אזי תת-הספרייה שלך חייבת להיקרא "document_YYYYMMDD_HHMM"

- במקרה אחר, ספריית המשנה שלכם צריכה להיקרא פשוט "document"

דוגמה 1: אם לשונית Document של הקובץ "import_x_20260417_0908.xlsx" מכילה שורה עם "doc_1" בעמודת שם הקובץ ו-"pdf" בעמודת סיומת הקובץ, אזי הקובץ "doc_1.pdf" חייב להיות קיים בתת-ספרייה בשם "document_20260417_0908". דוגמה 2: אם לשונית Document של הקובץ "import_2.xlsx" מכילה שורה עם "image_1" בעמודת שם הקובץ ו-"jpg" בעמודת סיומת הקובץ, אזי הקובץ "image_1.jpg" חייב להיות קיים בתת-ספרייה בשם פשוט "document".

קבצים אלו מסוג תמונה JPG, JPEG, PNG או WEBP או מסוג PDF נוצרים או מתעדכנים באפליקציה רק אם האפשרות המתאימה מסומנת בהגדרות הייבוא.

מחיקת קבצי ייבוא או ייצוא

למרות העובדה שקבצי XLSX הנמצאים בספריית העבודה מוגנים בסיסמה ולכן מוצפנים, מומלץ למחוק אותם לאחר השימוש כיוון שהם אינם מציעים רמת אבטחה גבוהה כמו זו של בסיס הנתונים של LocalSafeBox. יתרה מכך, קבצי תמונה או PDF פוטנציאליים המועתקים לתת-הספרייה הנקראת "document" או "document_YYYYMMDD_HHMM" אינם נהנים מכל הגנה, ולכן חובה למחוק אותם.

LocalSafeBox עוזרת לך למחוק את הקבצים הללו בדרך החכמה הבאה, בהשראת העיקרון המתואר לעיל.

דוגמה 1: אם תחליט למחוק את "export_20260328_1003.xlsx" אזי תת-הספרייה הפוטנציאלית הנקראת "document_20260417_0908" תימחק גם היא אוטומטית. דוגמה 2: אם תחליט למחוק את "import_2.xlsx" אזי תת-הספרייה הפוטנציאלית הנקראת "document" תימחק גם היא אוטומטית.

ייצוא רשומות

פונקציה זו יוצרת קובץ בשם "export_YYYYMMDD_HHMM.xlsx" בספריית העבודה שלכם. קובץ זה מציג בדיוק את אותם מאפיינים כמו תבנית הייבוא. קבצי תמונה או PDF פוטנציאליים הכלולים ב-Documents שלך מועתקים לתת-הספרייה "document_YYYYMMDD_HHMM" של ספריית העבודה שלך, בתנאי שהאפשרות נותרה מסומנת. אנו מזכירים את אמצעי הזהירות שיש לנקוט, המפורטים לעיל, עם קבצים לא מוגנים אלו.

ייצוא רשומות שימושי במיוחד כאשר אתם מעוניינים לבצע הוספות רשומות באופן מאסיבי או אם ברצונכם לעבוד עם המידע שלכם בכלי מסוג גיליון אלקטרוני בסביבת תחנת העבודה שלכם.

דוגמה למקרה שימוש בייצוא רשומות

- אתה מפעיל את פונקציית ייצוא הרשומות עם התוכן של מסמכים פוטנציאליים (תמונות / PDF).

- העתק את הקובץ "export_20260417_1023.xlsx" וכן את תת-הספרייה "document_20260417_1023" למחשב השולחני שלך. העתקות אלו חייבות להתבצע בתנאים המפורטים עבור תבנית הייבוא.

- מחק את הקובץ הזה ואת תת-הספרייה הזו מהסמארטפון שלך.

- בגרסה הנמצאת בתחנת העבודה שלך, שנה רק את שם הקובץ "export_20260417_1023.xlsx" ל-"export_2_20260417_1023.xlsx". אל תשנה את שם הספרייה "document_20260417_1023".

- אתה יוצר או משנה מידע בכמות גדולה. אם תוסיף או תשנה Document עם תוכן, אל תשכח להוסיף או לשנות את הקובץ המתאים בספרייה "document_20260417_1023" של המחשב השולחני שלך.

- העתק את הקובץ "export_2_20260417_1023.xlsx" וכן את תת-הספרייה "document_20260417_1023" לסמארטפון שלך, לתוך ספריית העבודה שלך.

- אם תיתקל בבעיה במהלך ההעתקה (למרות שינוי שם קובץ ה-XLSX), נתק וחבר מחדש את הכבל המחבר בין הסמארטפון למחשב וחזור על הפעולה.

- בצע ייבוא של נתונים אלו מתוך האפליקציה.

- דרך האפליקציה, אתה מוחק את הייצוא האחרון הזה, ובאופן ידני בתחנת העבודה שלך, אתה מוחק את הקובץ "export_2_20260417_1023.xlsx" ואת הספרייה "document_20260417_1023".

חשוב לדעת: כל תהליך ייבוא / ייצוא יכול רק לשנות או להוסיף מידע לבסיס הנתונים של LocalSafeBox כיוון שלא התאפשרה מחיקה במכוון. מטעמי אבטחה, כל מחיקה של רשומה או תוכן מסמך יכולה להתבצע רק על ידי האפליקציה ועל ידיך ישירות.