IMPORT / EXPORT
يوفر LocalSafeBox مجموعة من أدوات استيراد / تصدير محتوى الخزنة بصيغة XLSX. يمكن الوصول إلى هذه الأدوات من القائمة العامة.
إنشاء نموذج استيراد
تقوم هذه الوظيفة بإنشاء ملف يسمى “import.xlsx” في دليل عملك. هذا الملف مشفر ومحمي بكلمة مرور (مطابقة لكلمة المرور الرئيسية للتطبيق التي حددتها).لكي يكون الملف قابلاً للاستخدام لاحقاً، يجب بالضرورة أن يحتفظ بكلمة المرور نفسها.
هذا الملف فارغ ولكنه منظم في 7 علامات تبويب، واحدة لكل نوع من أنواع السجلات المتاحة (اتصال، ملاحظة آمنة، بطاقة مصرفية، حساب مصرفي، جهة اتصال آمنة، Document، خادم) مع علامة تبويب ثامنة لإدارة الفئات. لكل علامة تبويب، توجد رؤوس أعمدة تتضمن الحقول المختلفة المراد تعبئتها (مثال: لنوع ملاحظة مؤمنة، لدينا أعمدة العنوان، الفئة، المفضل والملاحظة). لا تقم بتعديل هيكلية الملف: يُحظر إضافة أو حذف أو تبديل علامات التبويب أو الأعمدة.
نموذج الاستيراد هذا مخصص ليتم نسخه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. الهدف هو تزويدك بدعامة عملية لإدخال كميات كبيرة من السجلات من محطة عملك.
القواعد الواجب اتباعها لاستخدام نموذج الاستيراد
بسبب القيود التي يفرضها نظام ملفات Android، يجب الالتزام الصارم ببعض القواعد:
-
- يجب ألا تقوم بتعديل الملف “import.xlsx” مباشرة على الهاتف الذكي بل نسخه إلى جهاز الكمبيوتر المكتبي الخاص بك.
-
- للقيام بذلك، يجب أن يكون الكمبيوتر المكتبي متصلاً بالكابل بالهاتف الذكي، والذي يجب ألا يكون في وضع الاستعداد أو مقفلاً. يجب عليك استخدام مدير الملفات في محطة العمل.
-
- بعد إثراء ملف الاستيراد على جهازك الثابت، تقوم بحفظه باسم آخر (مثل “import_2.xlsx”) قبل إعادة نسخه (في دليل عملك) على الهاتف الذكي الذي يجب ألا يكون في وضع الاستعداد أو مقفلاً.
استيراد السجلات
تتيح وظيفة الاستيراد استيراد أي ملف XLSX من دليل عملك بشرط أن يحترم هيكل نموذج الاستيراد المحدد أعلاه وأن يكون محمياً بكلمة مرور. إذا كانت كلمة مرور الملف مختلفة عن كلمة المرور الرئيسية للتطبيق، فيجب عليك إدخالها عند طلبها.
وظيفة الاستيراد هذه مخصصة للاستخدام: – إما من نموذج استيراد بملف “import.xlsx” مُعزز، – إما من تصدير بملف من نوع “export_YYYYMMDD_HHMM.xlsx” مُعزز (YYYYMMDD_HHMM تعني السنة، الشهر، اليوم، الساعة، الدقيقة).
المبدأ العام:
يتم إنشاء أي سجل موجود في ملف XLSX المختار في التطبيق إذا لم يكن موجوداً. أما إذا كان موجوداً بالفعل، فيتم تعديل هذا السجل. يعتمد التحقق من الوجود على الجمع بين نوع السجل وعنوانه (والذي للتذكير، يجب أن يكون فريداً).
Document مع محتوى (صورة أو PDF):
من الممكن دمج استيراد بيانات XLSX واستيراد الصور أو ملفات PDF المشار إليها في الملف المراد استيراده (في علامة التبويب Document).
في هذه الحالة، يجب عليك نسخ هذه الملفات في دليل فرعي محدد ضمن دليل عملك. يجب تسمية هذا الدليل الفرعي بالطريقة التالية:
-
- إذا كان اسم ملف XLSX الخاص بك ينتهي بسلسلة من الأحرف من نوع “YYYYMMDD_HHMM” (وتعني السنة، الشهر، اليوم، الساعة، الدقيقة) فيجب حينئذٍ تسمية دليلك الفرعي “document_YYYYMMDD_HHMM”
-
- بخلاف ذلك، يجب تسمية دليلك الفرعي ببساطة “document”
مثال 1: إذا كانت علامة التبويب Document في الملف “import_x_20260417_0908.xlsx” تحتوي على سطر به “doc_1” في عمود اسم الملف و “pdf” في عمود امتداد الملف، فيجب أن يكون الملف “doc_1.pdf” موجوداً في دليل فرعي يسمى “document_20260417_0908”. مثال 2: إذا كانت علامة التبويب Document في الملف “import_2.xlsx” تحتوي على سطر به “image_1” في عمود اسم الملف و “jpg” في عمود امتداد الملف، فيجب أن يكون الملف “image_1.jpg” موجوداً في دليل فرعي يسمى ببساطة “document”.
لا يتم إنشاء أو تحديث هذه الملفات من نوع الصور JPG أو JPEG أو PNG أو WEBP أو من نوع PDF في التطبيق إلا إذا تم تحديد الخيار المقابل في إعدادات الاستيراد.
حذف ملفات الاستيراد أو التصدير
على الرغم من أن ملفات XLSX الموجودة في دليل العمل محمية بكلمة مرور وبالتالي مشفرة، فمن المستحسن حذفها بعد الاستخدام لأنها لا توفر مستوى أمان عالٍ مثل ذلك الموجود في قاعدة بيانات LocalSafeBox. علاوة على ذلك، نظراً لأن ملفات الصور أو PDF المحتملة المنسوخة في الدليل الفرعي المسمى “document” أو “document_YYYYMMDD_HHMM” لا تستفيد من أي حماية، فمن الضروري حذفها.
يساعدك LocalSafeBox على حذف هذه الملفات بالطريقة الذكية التالية مستلهماً المبدأ الموصوف أعلاه.
مثال 1: إذا قررت حذف “export_20260328_1003.xlsx” فسيتم أيضاً حذف الدليل الفرعي المحتمل المسمى “document_20260417_0908” تلقائياً. مثال 2: إذا قررت حذف “import_2.xlsx” فسيتم أيضاً حذف الدليل الفرعي المحتمل المسمى “document” تلقائياً.
تصدير السجلات
تقوم هذه الوظيفة بإنشاء ملف يسمى “export_YYYYMMDD_HHMM.xlsx” في دليل عملك. يتميز هذا الملف بنفس خصائص نموذج الاستيراد تماماً. يتم نسخ ملفات الصور أو PDF المحتملة الموجودة في مستنداتك في الدليل الفرعي “document_YYYYMMDD_HHMM” الخاص بدليل عملك، بشرط بقاء الخيار مفعلاً. نذكر بالاحتياطات الواجب اتخاذها، الموضحة أعلاه، مع هذه الملفات غير المحمية.
يعد تصدير السجلات مفيداً بشكل خاص عندما ترغب في إضافة سجلات بكميات كبيرة أو إذا كنت ترغب في معالجة معلوماتك باستخدام أداة من نوع جداول البيانات في بيئة محطة عملك.مثال لحالة استخدام تصدير السجلات
-
- تقوم بتشغيل وظيفة تصدير السجلات مع محتوى المستندات المحتملة (صور / PDF).
-
- تقوم بنسخ الملف “export_20260417_1023.xlsx” بالإضافة إلى الدليل الفرعي “document_20260417_1023” على جهاز الكمبيوتر المكتبي الخاص بك. يجب أن تتم هذه النسخ وفقاً للشروط الموضحة لنموذج الاستيراد.
-
- تقوم بحذف هذا الملف وهذا الدليل الفرعي من هاتفك الذكي.
-
- في النسخة الموجودة على محطة عملك، قم فقط بإعادة تسمية الملف “export_20260417_1023.xlsx” إلى “export_2_20260417_1023.xlsx”. لا تقم بإعادة تسمية الدليل “document_20260417_1023”.
-
- تقوم بإنشاء أو تعديل المعلومات بشكل جماعي. إذا قمت بإضافة أو تعديل Document مع محتوى، فلا تنس إضافة أو تعديل الملف المقابل في الدليل “document_20260417_1023” بجهاز الكمبيوتر المكتبي الخاص بك.
-
- تقوم بنسخ الملف “export_2_20260417_1023.xlsx” بالإضافة إلى الدليل الفرعي “document_20260417_1023” على هاتفك الذكي، في دليل العمل الخاص بك.
-
- إذا واجهت مشكلة أثناء النسخ (على الرغم من إعادة تسمية ملف XLSX)، فقم بفصل وإعادة توصيل الكابل الذي يربط الهاتف الذكي بالكمبيوتر وأعد العملية.
-
- تقوم بإجراء استيراد لهذه البيانات من التطبيق.
-
- من خلال التطبيق، تقوم بحذف هذا التصدير الأخير، ويدوياً على محطة عملك، تقوم بحذف الملف “export_2_20260417_1023.xlsx” بالإضافة إلى الدليل “document_20260417_1023”.
معلومة هامة: أي عملية استيراد / تصدير لا يمكنها إلا تعديل أو إضافة معلومات إلى قاعدة بيانات LocalSafeBox لأنه لم يتم إتاحة أي عملية حذف عمداً. لأسباب أمنية، لا يمكن إجراء أي حذف لسجل أو محتوى مستند إلا من خلال التطبيق ومن قبلك مباشرة.